Capítulo
11
Estudio
de Métodos en la Oficina
1.-
Importancia del estudio del os métodos de trabajo en la oficina
El estudio del
trabajo está tradicionalmente relacionado con un entorno manufacturero. El
objetivo del estudio del trabajo es mejorar la eficiencia de la conversión de
recursos o insumos en productos, elevando de ese modo la productividad de la
producción, principio que debe aplicarse a todas las partes de la empresa y no
solo a la fabricación.
Las oficinas utilizan
recursos y estos deben utilizarse con eficiencia. La utilización de recursos en
la oficina ha ido adquiriendo más importancia a medida que el porcentaje de los
trabajadores en las oficinas han ido aumentando.
Los costos
relacionados con el trabajo de oficina se designan frecuentemente con la
expresión de “gastos generales”, ya que estos no contribuyen directamente al
producto final de la organización.
Un motivo por el cual
se opone comúnmente la utilización del estudio del trabajo en la oficina, es porque
el trabajo administrativo esta relacionado con la actividad mental o “trabajo
intelectual”, y no puede identificarse, observarse, medirse o analizarse
fácilmente.
2.-
Procedimiento para mejorar el método de trabajo en la oficina
Los objetivos y
principios siguen siendo los mismos, en donde quiera que se aplique el estudio
del trabajo.
El procedimiento
básico del estudio de los métodos consiste en:
1.
Seleccionar
2.
Registrar
3.
Examinar
4.
Idear
5.
Evaluar
6.
Definir
7.
Implantar
8.
Mantener
Seleccionar
La selección de la
actividad que se ha de estudiar aplica los mismo principios básicos que los del
estudio del trabajo en el taller. La selección consiste en dos componentes:
-
Seleccionar las
actividades que entrañan problemas
-
Darle prioridad
a esos problemas
Registrar
La mayor parte del
trabajo de oficina se puede registrar en una jerarquía que incluye sistemas,
procedimientos, actividades y métodos.
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Sistema
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Procedimiento
Procedimiento
Procedimiento
Actividad/Método
Actividad/Método
Actividad/Método
El sistema es el plan general que vincula a
los diversos departamentos y secciones en la realización de una meta u objetivo
final.
Los procedimientos son subunidades del sitema
frecuentemente con relación a un documento o puesto de trabajo. Cada
procedimiento está ocnstituido por cierto número de actividades, mientras que
los métodos son los medios de realizar las actividades.
Examinar,
Evaluar, Idear y Definir
El examen de los datos registrados debe ser
sistematico y completo. El objetivo del examen es eliminar y luego simplificar.
Cada vez se recurre con mas frecuencia a la
tecnología para facilitar el trabajo en la oficina, es por esto que el especialista
del estudio del trabajo debe tener conocimientos actualizados en cuanto a los
sistemas de información.
Un factor que se toma en cuenta para evaluar
la tecnología es la compraración entre el costo y la comparación entre el costo
y la comodidad de uso. Esto quiere decir que, por ejemplo, aunque sea mucho mas
agradable contar con fotocopiadoras individuaoles en cada departamento, esto
podría generar costos mucho mayores a los que resultarían si se contara con un
departamento de copias especializado que pueda emplear una maquinaria de gran
potencia y más eficiente para producir un gran numero de copias.
Implantar
y Mantener
La implantación de un método es siempre
importante. Esto conyeva dar capacitación a los empleados sobre el nuevo método
o que se les sea brindado algún manual de procedimiento. Es conveniente que la
puesta en práctica este cuidadosamente supervisada, para así poder corregir
pequeños errores antes de que se agraven.
3.-
Concepción y Control de formularios
Los documentos se emplean como vectores de
información y la eficiencia del propio documento, osea la forma en que recoge y
transfiere la información y en que se relaciono con otros documentos y con las
personas que lo utilizan.
Los objetivos de la concepción de de un
formulario son idénticos a los del propio estudio de métodos: eliminar
actividad y, cuando esto no es posible, anuar o simplificar las actividades.
Concepción de formularios
Naturalmente un documento o formulario debe
examinarse conjuntamente con el procedimiento en el que se utiliza. El cambio
de un sistema o procedimiento puede tener repercusiones automaticas en los
formularios utilizados. El examen de un formulario sigue el procedimiento de
examen crítico básico siguiente:
-
¿Por qué se necesita el formulari?
-
¿Qué información transmite?
-
¿Quién lo utiliza?
-
¿Cuándo se utiliza?
-
¿Dónde se utiliza?
-
¿Cómo se utiliza?
Una vez que resulta evidente la necesidad de un formulario particular, podemos
empezar a diseñarlo.
Al idearlo, debemos procurar que el
formulario:
-
Sea compratible con el empleo a que se
destina
-
Que sea fácil de completar
-
Que sea fácil de utilizar
Si es necesario examinar diversos formularios
utilizados en el mismo procedimiento, el diagrama en X constituye un medio útil
para realizarlo. Un diagrama en X es simplemente una matriz que muestra todos los formularios y el tipo de
datos que estos contienen.
Datos/
Documento
|
Nombre del
Cliente
|
Dirección
|
Nombre del
contacto
|
Registro de
las ventas
|
Condiciones de la venta
|
Pedido
|
X
|
X
|
X
|
|
|
Nota de entrega
|
X
|
X
|
|
|
|
Factura
|
X
|
X
|
|
|
X
|
Tarjeta de cliente
|
X
|
X
|
X
|
X
|
X
|
El diseño de los
detalles del formulario debe basarse en consideraciones prácticas mas que
estéticas, aunque frecuentemente los formularios mas prácticos son también los
de aspecto más agradable.
Se ha de tener en
cuenta:
-
La dimensión del papel
-
El peso
-
La forma
-
El color
Control de formularios
La mejor manera para el control de los
formularios consiste en disponer de un registro central de todos los
formularios utilizados, junto con un plan de de examen de cada formulario incluido
en el registro.
4.-
Disposición de la oficina
La mayor utilización de la tecnología de oficina
implica que la disposición de las oficina debe tener estrictamente en cuenta
las necesidades de electricidad y de servicios, de una iluminación adecuada y
de la evitación o reducción del
ruido.
Disposición
de la oficina de planta abierta
La principal justificación de las oficinas de
planta abierta es el costo del espacio. Estas oficinas permiten casi siempre
ahorrar espacio en comparación con u7n conjunto de pequeñas oficinas celulares.
Las ventajas de la planta abierta son las
siguiente:
-
El ahorro del espacio dedicado a paredes
y tabiques
-
La mejora de la comunicación y del
contacto entre diferentes puntos de trabajo, lo que debe contribuir a la
reducción del numero de llamadas telefónicas.
-
Una mayor flexibilidad.
-
La facilitación de la supervisión
personal.
-
La facilitación y el abaratamiento de la
limpieza de la oficina.
-
La facilitación de la distribución de
electricidad y servicios.
5.-
Control de calidad en la oficina
Es conveniente asegurarse de que los sistemas,
procedimientos y métodos de trabajo utilizados en las oficinas están diseñados
para reducir al mínimo los errores y que se ha instituido alguna forma de
control de los errores, especialmente cuando sus consecuencias pueden ser
costosas o nocivas
Es posible aplicar técnicas concretas de
control de la calidad como las verificaciones por muestreo o la detección de
errores por muestreo.
